Τηλεγραμματεία ιατρείου: ο πλήρης οδηγός

Το τηλέφωνο του ιατρείου έχει τρεις ιδιαιτερότητες που δεν έχουν άλλες επιχειρήσεις. Πρώτον, σχεδόν όλες οι κλήσεις αφορούν έσοδα: ραντεβού, επιβεβαιώσεις, νέοι ασθενείς. Δεύτερον, έρχονται σε κύματα. Δευτέρα πρωί, μετά από αργίες, ακριβώς όταν το ιατρείο είναι πιο φορτωμένο. Τρίτον, κάποιες είναι επείγουσες και η διαλογή τους δεν σηκώνει προχειρότητα.

Η γραμματέας του ιατρείου, όσο ικανή κι αν είναι, δεν μπορεί να είναι ταυτόχρονα στην υποδοχή, στο τηλέφωνο και στη διαχείριση και σίγουρα όχι στις 21:00 που ο εργαζόμενος ασθενής βρίσκει επιτέλους χρόνο να κλείσει ραντεβού.

Από την εμπειρία μας με ιατρεία, το 80-90% των κλήσεων πέφτει σε προβλέψιμες κατηγορίες: κλείσιμο/αλλαγή/ακύρωση ραντεβού, «πόσο κοστίζει η επίσκεψη;», «δέχεστε το ταμείο μου;», ωράριο και διεύθυνση, οδηγίες προετοιμασίας εξέτασης, «βγήκαν τα αποτελέσματα;». Όλα αυτά τυποποιούνται άψογα και ακριβώς επειδή τυποποιούνται, δεν χρειάζονται τον χρόνο του γιατρού ούτε καν της γραμματέως.

Το υπόλοιπο 10-20%, κλινικές ερωτήσεις, επείγοντα, ευαίσθητες καταστάσεις, είναι ακριβώς αυτό που ΠΡΕΠΕΙ να φτάνει σε άνθρωπο. Ο σωστός σχεδιασμός δεν αντικαθιστά τον άνθρωπο, του ελευθερώνει χρόνο για ό,τι έχει σημασία.

Στην Epic Voice, η ενεργοποίηση για ένα ιατρείο παίρνει λίγες ημέρες: μαθαίνουμε τις υπηρεσίες, το ωράριο και τους κανόνες επειγόντων σας· συνδέουμε το πρόγραμμα ραντεβού· ρυθμίζουμε το ύφος (τυπικό, ζεστό, σύντομο, όπως το θέλετε)· δοκιμάζουμε μαζί με πραγματικά σενάρια· και ενεργοποιείτε την προώθηση, μόνιμη ή μόνο όταν δεν απαντά το ιατρείο. Δείτε αναλυτικά τη σελίδα μας για ιατρεία.