Πολιτική Απορρήτου

Η Epic Voice (εφεξής «Εταιρεία», «εμείς», «μας») σέβεται την ιδιωτικότητά σας και δεσμεύεται να προστατεύει τα προσωπικά σας δεδομένα σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR — Κανονισμός ΕΕ 2016/679), τον ελληνικό νόμο 4624/2019 και κάθε εφαρμοστέα νομοθεσία.

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου περιγράφει ποια δεδομένα συλλέγουμε, γιατί τα συλλέγουμε, πώς τα χρησιμοποιούμε, πώς τα προστατεύουμε και ποια δικαιώματα έχετε.

Η πολιτική αυτή αφορά δύο κατηγορίες προσώπων:

• Πελάτες: Επιχειρήσεις ή φυσικά πρόσωπα που χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες μας.
• Τελικοί Χρήστες: Πρόσωπα που αλληλεπιδρούν τηλεφωνικά με τους AI Voice Agents των πελατών μας.

Υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων σας είναι η:

Epic Voice — DIMITRIOS TZOUVARAS
ΑΦΜ: 170530136
ΓΕΜΗ: 188582003000
Email: info@epicvoice.gr
Τηλέφωνο: 211 234 0203
Website: epicvoice.gr

Για τα δεδομένα που επεξεργάζονται οι AI Voice Agents στο πλαίσιο εξυπηρέτησης τελικών χρηστών, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο Πελάτης (η επιχείρηση). Η Epic Voice ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία σύμφωνα με τις οδηγίες του Πελάτη.

3.1 Δεδομένα πελατών

Κατά την εγγραφή και χρήση των υπηρεσιών μας, συλλέγουμε:

• Στοιχεία ταυτοποίησης: Ονοματεπώνυμο, επωνυμία επιχείρησης, ΑΦΜ, διεύθυνση.
• Στοιχεία επικοινωνίας: Email, τηλέφωνο.
• Στοιχεία πληρωμής: Τραπεζικά στοιχεία ή στοιχεία κάρτας (μέσω ασφαλούς παρόχου πληρωμών).
• Πληροφορίες επιχείρησης: Ωράριο, υπηρεσίες, τιμές, λογότυπο — πληροφορίες που παρέχονται για τη ρύθμιση του AI agent.
• Δεδομένα χρήσης: Στατιστικά κλήσεων, λεπτά ομιλίας, αναφορές απόδοσης.

3.2 Δεδομένα τελικών χρηστών

Όταν κάποιος καλεί τον AI Voice Agent ενός πελάτη μας, ενδέχεται να συλλέγονται:

• Αριθμός τηλεφώνου καλούντος (caller ID).
• Ημερομηνία, ώρα και διάρκεια κλήσης.
• Μεταγραφή (transcript) της συνομιλίας.
• Ηχογράφηση κλήσης (εφόσον ενεργοποιηθεί από τον πελάτη).
• Πληροφορίες που δίνει ο καλών (π.χ. όνομα, ημερομηνία ραντεβού, αίτημα).

3.3 Δεδομένα ιστότοπου

Κατά την επίσκεψη στο epicvoice.gr, ενδέχεται να συλλέγονται:

• Cookies και τεχνικά δεδομένα (IP διεύθυνση, τύπος browser, σελίδες που επισκεφτήκατε).
• Δεδομένα φόρμας επικοινωνίας (όνομα, email, μήνυμα).
• Δεδομένα από εργαλεία ανάλυσης σε ανωνυμοποιημένη μορφή.

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας για τους ακόλουθους σκοπούς:

• Παροχή υπηρεσιών: Εγκατάσταση και λειτουργία AI Voice Agents, διαχείριση ραντεβού, εξυπηρέτηση κλήσεων.
• Τιμολόγηση και πληρωμές: Έκδοση τιμολογίων, διαχείριση συνδρομών.
• Τεχνική υποστήριξη: Αντιμετώπιση προβλημάτων, βελτίωση υπηρεσιών.
• Βελτίωση υπηρεσιών: Ανάλυση δεδομένων χρήσης για βελτιστοποίηση απόδοσης.
• Επικοινωνία: Αποστολή ειδοποιήσεων σχετικών με τις υπηρεσίες, ενημερώσεις συστήματος.
• Νομική συμμόρφωση: Τήρηση φορολογικών και λοιπών νομικών υποχρεώσεων.

Η επεξεργασία δεδομένων βασίζεται σε μία ή περισσότερες από τις ακόλουθες νομικές βάσεις (Άρθρο 6 GDPR):

• Εκτέλεση σύμβασης (Άρθρο 6(1)(β)): Για την παροχή των υπηρεσιών που έχετε ζητήσει.
• Έννομο συμφέρον (Άρθρο 6(1)(στ)): Για τη βελτίωση υπηρεσιών, ασφάλεια συστημάτων, αποτροπή απάτης.
• Νομική υποχρέωση (Άρθρο 6(1)(γ)): Για τη συμμόρφωση με φορολογική νομοθεσία κ.ά.
• Συγκατάθεση (Άρθρο 6(1)(α)): Όπου απαιτείται, π.χ. για marketing emails ή cookies μη απαραίτητης λειτουργικότητας.

Δεν πωλούμε, ενοικιάζουμε ή εμπορευόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα. Ενδέχεται να μοιραστούμε δεδομένα με:

• Τεχνολογικούς παρόχους: Πλατφόρμες τεχνητής νοημοσύνης, υπηρεσίες σύνθεσης και αναγνώρισης φωνής, υπηρεσίες cloud, πάροχοι ημερολογίου και αυτοματισμών — αποκλειστικά για τη λειτουργία των υπηρεσιών.
• Πάροχοι πληρωμών: Για την ασφαλή διεκπεραίωση συναλλαγών.
• Νομικές αρχές: Εφόσον απαιτηθεί από τον νόμο ή δικαστική απόφαση.

Με κάθε τρίτο πάροχο που επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό μας, υπάρχει σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (DPA — Data Processing Agreement) σύμφωνα με το Άρθρο 28 GDPR.

7.1 Γενικές πληροφορίες

Για τη λειτουργία των AI Voice Agents, ενδέχεται να χρησιμοποιούμε τεχνολογικούς παρόχους που εδρεύουν εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Αυτό σημαίνει ότι δεδομένα που σχετίζονται με τη λειτουργία των agents (όπως μεταγραφές κλήσεων, αριθμοί τηλεφώνου, ηχογραφήσεις) ενδέχεται να μεταφέρονται και να επεξεργάζονται εκτός ΕΟΧ.

7.2 Μέτρα προστασίας

Όπου πραγματοποιούνται μεταφορές δεδομένων εκτός ΕΟΧ, εφαρμόζουμε κατάλληλες εγγυήσεις σύμφωνα με τα Άρθρα 45 και 46 GDPR:

• Συμβάσεις Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA): Διατηρούμε υπογεγραμμένες συμβάσεις επεξεργασίας δεδομένων με κάθε πάροχο (Άρθρο 28 GDPR).
• Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs): Εφαρμόζονται οι εγκεκριμένες Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (Εκτελεστική Απόφαση 2021/914).
• Απόφαση επάρκειας: Όπου εφαρμόζεται, η μεταφορά βασίζεται σε απόφαση επάρκειας (Άρθρο 45 GDPR), όπως το EU-US Data Privacy Framework.
• Πιστοποιήσεις ασφαλείας: Επιλέγουμε παρόχους με αναγνωρισμένες πιστοποιήσεις (π.χ. SOC 2 Type II) και κρυπτογράφηση δεδομένων.

7.3 Υποχρεώσεις Πελατών

Ο Πελάτης, ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα των τελικών χρηστών του, οφείλει να ενημερώνει τους τελικούς χρήστες για την ενδεχόμενη μεταφορά δεδομένων εκτός ΕΟΧ. Αυτή η ενημέρωση δεν χρειάζεται να γίνεται κατά τη διάρκεια της κλήσης. Αρκεί να περιλαμβάνεται στην πολιτική απορρήτου της επιχείρησης.

Η Epic Voice παρέχει στους πελάτες της υπόδειγμα κειμένου πολιτικής απορρήτου που μπορούν να προσαρμόσουν και να αναρτήσουν στον ιστότοπο ή στον χώρο της επιχείρησής τους.

7.4 Τα δικαιώματά σας

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε πληροφορίες σχετικά με τις εγγυήσεις που εφαρμόζονται στις μεταφορές δεδομένων, επικοινωνώντας μαζί μας στο info@epicvoice.gr.

8.1 Καταγραφές κλήσεων (recordings) και απομαγνητοφωνήσεις (transcripts)

Οι ηχογραφήσεις και τα transcripts των κλήσεων που πραγματοποιούνται μέσω της υπηρεσίας διατηρούνται για διάστημα ενενήντα (90) ημερών από την ημερομηνία της κλήσης. Μετά την παρέλευση αυτής της περιόδου, τόσο το αρχείο ήχου όσο και η απομαγνητοφώνηση διαγράφονται αυτόματα και ανέκκλητα από τα συστήματά μας. Στατιστικά δεδομένα της κλήσης (διάρκεια, ημερομηνία, αριθμός τηλεφώνου, status) παραμένουν για λόγους τιμολόγησης και λογιστικών υποχρεώσεων.

8.2 Λειτουργικά αρχεία καταγραφής

Τα τεχνικά αρχεία καταγραφής (logs) που δημιουργούνται για την παρακολούθηση της σωστής λειτουργίας της υπηρεσίας διατηρούνται για ενενήντα (90) ημέρες και στη συνέχεια διαγράφονται αυτόματα.

8.3 Οικονομικά παραστατικά

Τα στοιχεία τιμολόγησης (αγορές, τιμολόγια, πληρωμές, υπόλοιπα top-up) διατηρούνται για όσο χρόνο επιβάλλει η ισχύουσα φορολογική νομοθεσία (κατ’ ελάχιστον πέντε (5) έτη), ανεξαρτήτως των ανωτέρω.

8.4 Στοιχεία λογαριασμού πελάτη

Τα στοιχεία του λογαριασμού σας (επωνυμία, email, ΑΦΜ, διεύθυνση) διατηρούνται για όσο διάστημα είναι ενεργή η συνδρομή σας. Μετά τη λήξη ή ακύρωση της συνδρομής, τα στοιχεία διατηρούνται για επιπλέον τριάντα (30) ημέρες ώστε να μπορείτε να ζητήσετε επανενεργοποίηση ή εξαγωγή των δεδομένων σας, και στη συνέχεια ψευδωνυμοποιούνται ή διαγράφονται.

8.5 Λοιπές κατηγορίες

• Δεδομένα ιστότοπου (cookies): Σύμφωνα με τη διάρκεια ζωής κάθε cookie, όπως αναφέρεται στο banner cookies.
• Δεδομένα φόρμας επικοινωνίας: Έως δώδεκα (12) μήνες μετά την ολοκλήρωση του αιτήματος.

Για τα δικαιώματά σας ως προς τα ανωτέρω δεδομένα δείτε το Άρθρο 10. Για τις διατάξεις που αφορούν τους τελικούς χρήστες των κλήσεων δείτε το Άρθρο 11.

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων σας, συμπεριλαμβανομένων:

• Κρυπτογράφηση δεδομένων κατά τη μεταφορά (TLS/SSL) και κατά την αποθήκευση.
• Πρόσβαση περιορισμένη σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό (αρχή ελάχιστου προνομίου).
• Χρήση ασφαλών πλατφορμών cloud με πιστοποιήσεις (π.χ. SOC 2, ISO 27001).
• Τακτικοί έλεγχοι ασφαλείας και ενημέρωση λογισμικού.

Παρά τα μέτρα αυτά, κανένα σύστημα δεν είναι 100% ασφαλές. Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, θα ενημερωθούν οι αρμόδιες αρχές (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα) και τα θιγόμενα πρόσωπα εντός 72 ωρών, σύμφωνα με τα Άρθρα 33 και 34 GDPR.

Σύμφωνα με τον GDPR, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:

• Δικαίωμα πρόσβασης (Άρθρο 15): Να μάθετε ποια δεδομένα διατηρούμε για εσάς.
• Δικαίωμα διόρθωσης (Άρθρο 16): Να ζητήσετε τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων.
• Δικαίωμα διαγραφής (Άρθρο 17): Να ζητήσετε τη διαγραφή των δεδομένων σας («δικαίωμα στη λήθη»).
• Δικαίωμα περιορισμού (Άρθρο 18): Να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας.
• Δικαίωμα φορητότητας (Άρθρο 20): Να λάβετε τα δεδομένα σας σε δομημένο, ηλεκτρονικό μορφότυπο.
• Δικαίωμα εναντίωσης (Άρθρο 21): Να αντιταχθείτε σε συγκεκριμένη επεξεργασία.
• Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης: Να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή, χωρίς αυτό να θίγει τη νομιμότητα προηγούμενης επεξεργασίας.

Για άσκηση οποιουδήποτε δικαιώματος, επικοινωνήστε μαζί μας στο info@epicvoice.gr. Θα απαντήσουμε εντός τριάντα (30) ημερών.

Εάν θεωρείτε ότι τα δικαιώματά σας δεν τηρούνται, έχετε το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

Όταν καλείτε μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί AI Voice Agent της Epic Voice:

• Ενημερώνεστε στην αρχή της κλήσης ότι συνομιλείτε με σύστημα τεχνητής νοημοσύνης.
• Εάν η κλήση καταγράφεται, ενημερώνεστε αντίστοιχα.
• Μπορείτε να ζητήσετε μεταφορά σε ανθρώπινο υπάλληλο εφόσον αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη.

Υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα τελικών χρηστών είναι ο Πελάτης (η επιχείρηση που σας εξυπηρετεί). Για άσκηση δικαιωμάτων σχετικά με αυτά τα δεδομένα, απευθυνθείτε στην αντίστοιχη επιχείρηση. Η Epic Voice, ως εκτελούσα την επεξεργασία, θα συνδράμει τον πελάτη στην ικανοποίηση των αιτημάτων σας.

Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Τα cookies διακρίνονται σε:

• Απαραίτητα: Απαιτούνται για τη λειτουργία του ιστότοπου. Δεν απαιτούν συγκατάθεση.
• Ανάλυσης: Βοηθούν στην κατανόηση του τρόπου χρήσης του ιστότοπου. Ενεργοποιούνται μόνο με τη συγκατάθεσή σας.
• Marketing: Χρησιμοποιούνται για στόχευση διαφημίσεων. Ενεργοποιούνται μόνο με τη συγκατάθεσή σας.

Μπορείτε να διαχειριστείτε τις προτιμήσεις σας μέσω του cookie banner στον ιστότοπό μας ή μέσω των ρυθμίσεων του browser σας.

Οι AI Voice Agents μας χρησιμοποιούν τεχνητή νοημοσύνη για να επεξεργάζονται φυσική γλώσσα και να απαντούν σε ερωτήσεις. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Αναγνώριση ομιλίας (speech-to-text).
• Επεξεργασία φυσικής γλώσσας (NLP) για κατανόηση αιτημάτων.
• Σύνθεση ομιλίας (text-to-speech) για τις απαντήσεις.

Ωστόσο, τα συστήματά μας δεν λαμβάνουν αυτοματοποιημένες αποφάσεις με νομικά αποτελέσματα ή ουσιώδη αντίκτυπο στα δικαιώματα των φυσικών προσώπων κατά την έννοια του Άρθρου 22 GDPR. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να ζητήσετε ανθρώπινη παρέμβαση.

Οι υπηρεσίες μας απευθύνονται σε επιχειρήσεις και δεν προορίζονται για χρήση από ανηλίκους (κάτω των 18 ετών). Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα ανηλίκων. Εάν αντιληφθούμε ότι έχουμε συλλέξει τέτοια δεδομένα, θα τα διαγράψουμε άμεσα.

Ενδέχεται να ενημερώσουμε την παρούσα Πολιτική κατά καιρούς. Η ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης αναγράφεται στην αρχή του εγγράφου. Σε περίπτωση ουσιωδών αλλαγών, θα σας ενημερώσουμε μέσω email ή/και μέσω εμφανούς ειδοποίησης στον ιστότοπό μας.

Κάθε Πελάτης που χρησιμοποιεί AI Voice Agent μέσω της Epic Voice φέρει αποκλειστική ευθύνη ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα των τελικών χρηστών του. Αυτό σημαίνει ότι ο Πελάτης πρέπει:

• Να ενημερώνει τους τελικούς χρήστες για την επεξεργασία δεδομένων τους (μέσω δικής του πολιτικής απορρήτου).
• Να εξασφαλίζει νομική βάση για την επεξεργασία (π.χ. συγκατάθεση ή έννομο συμφέρον).
• Να ικανοποιεί αιτήματα τελικών χρηστών για πρόσβαση, διόρθωση ή διαγραφή.
• Να αξιολογεί εάν απαιτείται Εκτίμηση Αντικτύπου Προστασίας Δεδομένων (DPIA) για τη χρήση AI agent στον κλάδο του.
• Να συμμορφώνεται με τον GDPR, τον EU AI Act και κάθε σχετική εθνική νομοθεσία.

Η Epic Voice δεν παρέχει νομικές συμβουλές. Συνιστούμε σε κάθε πελάτη να συμβουλεύεται νομικό σύμβουλο εξειδικευμένο σε θέματα προστασίας δεδομένων και τεχνητής νοημοσύνης.

Για οποιοδήποτε ερώτημα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα ή την παρούσα Πολιτική:

Epic Voice — DIMITRIOS TZOUVARAS
ΑΦΜ: 170530136
ΓΕΜΗ: 188582003000
Email: info@epicvoice.gr
Τηλέφωνο: 211 234 0203
Website: epicvoice.gr